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Nachhaltigkeit im Büro dank der Digitalisierung von Dokumenten

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Nachhaltigkeit im Büro dank der Digitalisierung von Dokumenten

In den 1990er Jahren bereits wurde die Vision des papierlosen Büros propagiert und für die nahe Zukunft in Aussicht gestellt. Diese Prognose allerdings kann sich heutzutage nicht mit der Realität messen. Von den 250kg an Papier, die jeder Deutsche durchschnittlich pro Jahr verbraucht, gehen 38% der Papierherstellung auf das Konto von Büropapier, Zeitschriften, Zeitungen und Büchern. Die allgemeine Tendenz ist steigend und bewegt sich in Richtung einer weiteren Steigerung des Verbrauchs um sage und schreibe 25% bis ins Jahr 2020.

Dabei mangelt es nicht etwa an den technischen Möglichkeiten, dem entgegenzuwirken. Längst sind umfassende Lösungen zur Digitalisierung von Bürounterlagen vorhanden und bieten sich noch dazu zur profitablen Optimierung interner Abläufe an. Nicht nur ist der ökologische Nutzen offenbar, auch wird ein Mehrwert für das Unternehmen geschaffen, wenn die Archivierung digitalisiert wird. Auch für Bücher und Zeitschriften existieren längst weithin bekannte digitale Alternativen, wie E-Book Reader (hier ein umfassender Vergleich) und Online-Zeitschriften. Woher rührt die Digitalisierungs-Unlust? Möglicherweise hängt dies mit der Verkennung des Problems bei der Papierherstellung zusammen.

Holz als nachwachsender Rohstoff – wo ist das Problem?

Die Umweltschädlichkeit von Kunststoffen ist im Jahr 2019 in aller Munde – Plastiktüten und Strohhalmen geht es an den Kragen. Zu offensichtlich sind die Probleme mit den biologisch kaum abbaubaren Produkten der Mineralölindustrie. Doch Holz und Zellstoffprodukte gelten weithin per se als ökologischere Alternative. Der Kugelschreiber mit dem Holzring oder die Tragetasche aus reißfestem Papier erscheinen uns, nicht zu Unrecht, als Fortschritt in die richtige Richtung.

Unbeachtet bleibt dabei oft die ökologische Belastung im Rahmen der Aufbereitung des Holzes zu Zellstoff – auch Rohgewinnung genannt. Hier wird nicht nur Energie und Wasser verbraucht, sondern es kommen Chemikalien zur Anwendung, die das Wasser belasten. Ganz zu schweigen von den teilweise aus nicht nachhaltiger Rodung stammenden Hölzern, die ohne Rücksicht auf die Ökobilanz in Monokulturen gepflanzt oder gar im Kahlschlagverfahren erbeutet wurden. Warum aber nur auf Recyclingpapier umsteigen? Auch das Umweltbundesamt empfiehlt die Digitalisierung von Dokumenten. Warum auch nicht, wo doch der Umstieg auf digitale Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme mit weiteren Vorteilen lockt?

Vorteile des papierlosen Büros

Lägen die Vorteile des papierlosen Büros ausschließlich im Bereich der Ökologie – Hand auf’s Herz – die Vision des papierlosen Büros wäre nicht viel mehr als ein frommer Wunsch mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit. Deswegen ist es wichtig zu wissen, dass diese Digitalisierung zahlreiche Vorteile mit sich bringt:

Zeit- und Ortsunabhängiger Zugriff auf alle digitalisierten Unterlagen
Echtzeit Informations-Abfrage: kein lästiges Raussuchen von Papieren
Schnelle Archivierung verschiedener Dateiformate und Informationen
Übersichtlichkeit und zusätzliche Möglichkeiten zur Auswertung
Geringer Platzbedarf: Kleiner Server statt Archiv
und mehr…

Den Umstieg auf das papierlose Büro leicht gemacht

Rom wurde nicht an einem Tag erbaut – so abgedroschen diese Weisheit mittlerweile ist, so wichtig ist nach wie vor ihre Mahnung. Modulare bzw. flexible Digitalisierungsinstrumente können sich an Ihre Anforderungen anpassen und in Ihrem Tempo mitwachsen. Es ist bei Weitem nicht die Frage von „Alles oder Nichts“. Denn überlegen Sie Mal: Wieviel Post bekommen Sie nicht mehr in Briefform zugestellt, seit E-Mails weit verbreitet sind? Dieser Prozess der schleichenden, partiellen Digitalisierung lief vollkommen reibungslos ab, da immer die Rückfallebene der postalen Kommunikation erhalten blieb. Der Umstieg entwickelte sich mit der intrinsischen Motivation zur Digitalisierung, ohne Zwang und in dem Tempo, das jeder für sich für optimal hielt.

Fünf einfache Schritte zur erfolgreichen Digitalisierung sind also:

1. Definieren Sie Ihren Ist-Zustand
Nur wer weiß, wo er steht, weiß wohin die Reise geht. Sie kontrollieren die Geschwindigkeit der Digitalisierung und, in welchem Bereichen diese beginnen soll. Loten Sie also aus, welche Unternehmensbereiche bei Ihnen bereits digitalisiert sind (Schriftverkehr extern/intern bspw.) und welche zur Digitalisierung in Frage kommen.

2. Auswahl einer passenden Digitalisierungssoftware
Bei der Auswahl der Software zur Digitalisierung sollten Sie unter anderem darauf achten, dass diese auf die Anforderungen Ihres Unternehmensbereichs abgestimmt ist. Ein modulares, erweiterbares Programm sichert Ihnen größtmögliche Flexibilität und garantiert Zukunftsfähigkeit.

3. Testbereich der Digitalisierung definieren
Definieren Sie vorerst einen Bereich, in dem Sie sich in Ruhe mit den neuen Funktionen vertraut machen können. Sie können vorerst nur Belege und Rechnungen digital archivieren oder die Zusammenarbeit digital organisieren (Stichwort Collaboratives Arbeiten) und sich später erst an die Digitalisierung Ihres Aktenbestandes wagen.

3. Interne Kompetenzen schaffen
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem Digitalisierungstool und erwägen Sie auch, gewisse Digitalisierungsschritte ihres Dokumentenbestands an einen externen Digitalisierungsdienstleister abzugeben.

4. Digitalisierungsablauf planen
Ein guter Dokumentenscanner muss mehr leisten, als ein einfacher Tischscanner. Wer hier spart, stellt sich selbst ein Bein. Empfehlenswert ist aus eigener Erfahrung bspw. der Fujitsu ScanSnap ix500. Wer einen Scanservice in Anspruch nehmen will, gleicht bisherige Referenzen des Dienstleisters mit den eigenen Bedürfnissen ab, überprüft ggf. die Gewährleistung sicherer Transportwege und der Einhaltung des Datenschutzes. Gegebenenfalls sollte ein eigener Mitarbeiter zur Sicherung des korrekten Ablaufes und zur Überwachung des Prozesses abgestellt werden.

5. Digitalisierung auf andere Bereiche erweitern
Sobald der Grundstein gelegt wurde, steht der fortschreitenden Digitalisierung weiterer Bereiche Ihres Unternehmens nichts mehr im Wege. Sie können – ganz in Ihrem Tempo – mehr und mehr Bereiche aus analoger Verwaltung in digitale Archivierungs- und Organisationsformen überführen und zunehmend von den Vorteilen profitieren.

Nicht aller Anfang ist schwer

Beginnen Sie noch heute, indem Sie das papierlose Büro nicht nur als Investition in die Umwelt, sondern als Gewinn für Ihr Unternehmen betrachten. Die Zeiten, in denen man Pioniergeist brauchte, um sich zur Digitalisierung durchzuringen, sind vorbei. Heute profitieren Sie von zahlreichen, lange erprobten Systemen, die Ihnen zur Umsetzung ihres Beitrags zum papierlosen Büro zur Verfügung stehen!

Video: 5 Wohlfühltipps fürs Büro

Foto: rawpixel / pixabay.com

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